Étape 1
Première consultation60 min
Consultation de suivi45 min
Séance de rééducation30 min
Il choisit le motif
Durée, tarif et lieu affichés. Si vous êtes plusieurs au cabinet, il choisit aussi son praticien.
Pour les cabinets de praticiens
Votre secrétariat de rendez-vous, ouvert jour et nuit
Sages-femmes, kinésithérapeutes, thérapeutes, praticiens du bien-être : vos patients prennent, déplacent et annulent leurs rendez-vous tout seuls. Vous récupérez le temps que vous passiez au téléphone.
Ce que vous ne faites plus
- Rappeler pour proposer trois créneaux
- Barrer et réécrire le cahier de rendez-vous
- Envoyer les rappels un par un la veille
- Recopier chaque rendez-vous dans votre agenda
- Découvrir un créneau vide à 9 h du matin
Ce que votre patient voit, en quatre écrans
Aucun compte à créer, aucune application à installer. Il va au bout en moins d'une minute, sur son téléphone comme sur son ordinateur.
Étape 2
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Il choisit son jour
Seuls les jours où vous recevez sont cliquables. Vos congés et vos journées pleines n'apparaissent même pas.
Étape 3
08:3009:1510:0014:0014:4515:30
Il choisit son heure
Aux heures de votre cabinet, écrites noir sur blanc — « Heures de Tahiti » pour celui qui réserve depuis la métropole.
Étape 4
Nom et prénomAdresse e-mailTéléphoneConfirmer
Il répond à vos questions
Vous décidez de ce qui est demandé. Confirmation immédiate, avec le lien pour annuler ou déplacer.
Vos horaires
Un créneau proposé est un créneau où vous êtes vraiment disponible
Vous posez votre semaine type une fois, et vous la corrigez au fil de l'eau — un jeudi qui finit plus tôt, une semaine de congés, une matinée bloquée. Ce que vous retirez disparaît immédiatement de ce que vos patients voient.
- Vos congés, pour vous seul, pour un lieu, ou pour tout le cabinet
- Un temps de battement entre deux patients, si vous en avez besoin
- Un délai minimum : personne ne réserve pour dans un quart d'heure
- Une limite dans le futur : on ne réserve pas six mois à l'avance
- Ce que vous avez déjà noté dans votre agenda personnel
Jamais deux patients sur le même créneau.Même si deux personnes valident à la même seconde, une seule réservation est acceptée : l'autre voit le créneau disparaître et en choisit un autre.
Semaine type · Cabinet de Papeete
Lundi08:00 – 17:00
Mardi08:00 – 17:00
Mercredi08:00 – 12:00
Jeudi08:00 – 17:00
Vendredi08:00 – 15:00
SamediFermé
Congés · 12–13 octobre10 min entre deux patients
Dans les deux sens
Ce que vous notez ailleurs bloque vos créneaux
Un déjeuner, une formation, un rendez-vous personnel : si c'est dans votre agenda Google, ce n'est plus proposé à vos patients.
Vos rendez-vous apparaissent dans votre agenda
Chaque réservation s'y ajoute toute seule, et suit les reports et les annulations. Vous continuez à consulter l'agenda que vous avez toujours utilisé.
Nous ne lisons rien d'autre
Seuls les horaires occupés nous intéressent. Le contenu de vos rendez-vous personnels ne nous est ni utile, ni accessible.
Agenda Google
Vous gardez l'agenda que vous connaissez
Vous le connectez en un clic, et vous n'y pensez plus. Chaque praticien connecte le sien : personne au cabinet ne voit l'agenda personnel d'un autre, et vous pouvez couper la liaison à tout moment.
Pas d'agenda en ligne ? Vaiatea fait très bien l'affaire toute seule : la connexion est facultative.
Comment nous traitons vos données →Rappels
Ce que reçoit votre patient, sans que vous leviez le petit doigt
Les messages sont signés du nom de votre cabinet, en français ou en anglais selon votre patient.
| Quand | Qui reçoit | Par quel moyen | Ce qu'il y a dedans |
|---|---|---|---|
| À la réservation | Le patient et vous | E-mail · Notification sur votre téléphone | Date, heure, adresse, le rendez-vous à ajouter à son agenda, et les liens pour annuler ou déplacer |
| La veille | Le patient | E-mail · SMS si vous l'activez | Le rappel de son rendez-vous, et la possibilité d'annuler s'il ne peut plus venir |
| Deux heures avant | Le patient | E-mail · SMS si vous l'activez | Un message court, pour les oublis de dernière minute |
| En cas d'annulation | Le patient et vous | E-mail · Notification sur votre téléphone | Le créneau est libéré aussitôt, et vous pouvez rembourser en un clic s'il avait été réglé en ligne |
| En cas de report | Le patient et vous | E-mail · Notification sur votre téléphone | La nouvelle date, mise à jour partout, y compris dans votre agenda |
Et tout ce qui va avec un cabinet
Parce que votre journée ne s'arrête pas au créneau réservé.
Le règlement en ligne
Vous décidez, motif par motif, si le rendez-vous doit être réglé pour être confirmé. L'argent arrive sur votre compte, et vous remboursez en un clic en cas d'annulation.
Forfaits et bons cadeaux
Vous vendez au cabinet un forfait de séances ou un bon cadeau. Votre patiente saisit son code au moment de réserver : la séance est décomptée, il n'y a rien à payer, et le crédit lui revient si elle annule.
Vos fiches patients
Coordonnées, historique des rendez-vous, notes internes que vos patients ne voient jamais. Les réservations suivantes se rattachent automatiquement à la bonne fiche.
Le cabinet dans votre poche
L'application vous donne votre journée, votre agenda, vos rendez-vous à créer ou à déplacer et vos congés — et vous prévient dès qu'une réservation arrive.
Vos factures
Factures numérotées, avoirs, récapitulatifs d'activité et export pour votre comptable, dans la devise de chaque prestation — XPF ou EUR — avec la TVA polynésienne préréglée.
Toute l'équipe à bord
Le titulaire gère les accès, l'abonnement et l'encaissement ; chaque membre de l'équipe a son compte et travaille sur le planning et les fiches du cabinet.
Ce que vos patients vous confient reste chez vous
Les coordonnées et les rendez-vous de vos patients vous appartiennent : nous ne les exploitons pas, nous ne les revendons pas, et aucun autre cabinet ne peut y accéder. Elles sont hébergées en Europe et chiffrées, et vous pouvez en demander l'export ou la suppression quand vous le décidez.
Le formulaire de réservation n'est pas fait pour recueillir des informations médicales : il sert à prendre rendez-vous, rien de plus. Vos observations restent dans vos notes, visibles de vous seuls.
Lire notre politique de confidentialité →Voyez-le avec vos vraies consultations
Une démonstration avec vos prestations, puis nous posons ensemble vos premiers horaires.